醫(yī)藥行業(yè)倉儲注意事項(xiàng)

作為我國藥品經(jīng)營質(zhì)量管理工作基本準(zhǔn)則,收錄了先行質(zhì)量管理法規(guī)中對藥品商業(yè)企業(yè)的要求內(nèi)容,如進(jìn)貨管理、驗(yàn)收管理、儲存與養(yǎng)護(hù)管理、銷售與售后服務(wù)管理等.所以說,實(shí)施將會更好地促進(jìn)藥品經(jīng)營企業(yè)做到依法經(jīng)營和依法管理,以保證經(jīng)銷藥品質(zhì)量,保護(hù)用戶、消費(fèi)者的合法權(quán)益和人民用藥安全有效，醫(yī)藥行業(yè)倉儲注意事項(xiàng)有哪些？醫(yī)藥流通企業(yè)必須在業(yè)務(wù)運(yùn)作和管理上遵循規(guī)范.泉龍醫(yī)藥是福建閩西最大的醫(yī)藥商業(yè)企業(yè),如何在日常運(yùn)營中落實(shí)規(guī)范,并適應(yīng)不斷擴(kuò)大的企業(yè)規(guī)模,向現(xiàn)代醫(yī)藥流通企業(yè)發(fā)展成為了企業(yè)的方向標(biāo).

一、醫(yī)藥流通行業(yè)倉儲管理初探

藥品作為特殊商品,關(guān)系到人民的生命安全,國家對其有相當(dāng)嚴(yán)格的法律法規(guī)的規(guī)定,無論是醫(yī)藥生產(chǎn)企業(yè)必須執(zhí)行的管理標(biāo)準(zhǔn),還是醫(yī)藥流通企業(yè)必須遵守的管理標(biāo)準(zhǔn),對藥品的倉儲管理都提出了相當(dāng)高的要求.

隨著我國農(nóng)村藥品市場逐步被開發(fā),我國醫(yī)藥行業(yè)在今后相當(dāng)長一個時期內(nèi)將繼續(xù)保持快速增長的趨勢.有數(shù)據(jù)顯示,2010年中國的醫(yī)藥市場價值將達(dá)到六百億美元,并在2020年達(dá)到1200億美元,超過美國成為全球第一大醫(yī)藥消費(fèi)國.但是另一方面,我國醫(yī)藥流通行業(yè)也面臨著許多不利因素.如我國的水、電、煤、蒸汽等生產(chǎn)要素仍然處于較高水平,醫(yī)藥工業(yè)的生產(chǎn)成本仍然在持續(xù)增長,僅2005年我國醫(yī)藥生產(chǎn)、銷售成本比上年同期提高近8.5個百分點(diǎn);由于我國藥品行業(yè)在生產(chǎn)環(huán)節(jié)的整體科技水平就不高,造成目前我國醫(yī)藥市場上藥品的同質(zhì)競爭相當(dāng)激烈,這一現(xiàn)象在相當(dāng)長的時間內(nèi)將繼續(xù)存在;我國藥品行業(yè)面臨著普遍降價的壓力;我國藥品以低附加值生產(chǎn)為主,利潤空間持續(xù)降低等等.以上種種,都說明盡快提升我國醫(yī)藥流通行業(yè)的物流水平,做好藥品的倉儲管理對我國醫(yī)藥行業(yè)的發(fā)展有極其重要的意義.

醫(yī)藥流通行業(yè)的倉儲管理,主要是指以藥品的出入庫流程為主軸、在庫藥品的管理與養(yǎng)護(hù)為核心的物流管理模式.

藥品的倉儲管理,一般包括藥品的入庫驗(yàn)收、在庫存儲、藥品養(yǎng)護(hù)、分單打印、出庫揀貨、藥品拼箱復(fù)核、批號調(diào)整等主要作業(yè).由于藥品的特殊性質(zhì)及國家對藥品的批號控制相當(dāng)嚴(yán)格,醫(yī)藥流通行業(yè)的銷售訂單中小單據(jù)比較多等特點(diǎn),因此藥品的倉儲管理不但要求作業(yè)精細(xì),而且也需要有較高水平的信息化系統(tǒng)支持.對于疫苗、人血白蛋白等冷藏品、串味藥品、危險藥品、精神藥品還要專人開票、專人保管與發(fā)貨復(fù)核,總體而言醫(yī)藥流通行業(yè)的倉儲員工整體素質(zhì)應(yīng)該較高.

二、醫(yī)藥流通行業(yè)倉儲管理的難點(diǎn)

2.1藥品是特殊商品,國家法律法規(guī)要求嚴(yán)格

藥品的質(zhì)量是關(guān)系到人民群眾生命的,因此國家在藥品行業(yè)的監(jiān)管一直是逐步加強(qiáng)的趨勢.最直接的是,、標(biāo)準(zhǔn)分別作為醫(yī)藥生產(chǎn)企業(yè)、醫(yī)藥流通企業(yè)的準(zhǔn)入標(biāo)準(zhǔn)起到了凈化整個醫(yī)藥行業(yè)的作用.客觀上講,這兩套標(biāo)準(zhǔn)對保障人民群眾的生命健康貢獻(xiàn)巨大,但也對企業(yè)的管理提出了更高的要求.

對醫(yī)藥流通企業(yè)而言,涉及認(rèn)證的檢查項(xiàng)目共132項(xiàng),其中關(guān)鍵項(xiàng)目就有37項(xiàng),每年的檢查成為醫(yī)藥流通企業(yè)的一次大考.

標(biāo)準(zhǔn)對庫房面積、設(shè)備設(shè)施、管理制度等方面都提出了具體而明確的要求,對于檢查不合格的企業(yè),國家采取一票否決制,不允許進(jìn)入醫(yī)藥行業(yè).例如,標(biāo)準(zhǔn)在硬件方面要求“企業(yè)應(yīng)按經(jīng)營規(guī)模設(shè)置相應(yīng)的倉庫,其面積(為建筑面積)大型企業(yè)不應(yīng)低于1500平方米,中型企業(yè)不應(yīng)低于1000平方米,小型企業(yè)不應(yīng)低于500平方米;企業(yè)有適宜藥品分類保管和符合藥品存儲要求的庫房.其中常溫庫為0-30攝氏度;陰涼庫溫度不高于20攝氏度;冷庫溫度為0-10攝氏度;各庫房相對濕度應(yīng)保持在45%-75%之間”.從上述條款可以看出,進(jìn)入醫(yī)藥流通行業(yè)必須有一定實(shí)力作為基礎(chǔ).另外,標(biāo)準(zhǔn)對醫(yī)藥流通企業(yè)倉庫的現(xiàn)場管理也提出了“三色六區(qū)”、藥品近效期掛黃牌等具體要求.

醫(yī)藥倉儲應(yīng)注意的問題

2.2藥品批號控制嚴(yán)格,管理難度大

藥品與其他商品在管理上有處很大的不同,就在于同一種藥品有多種批號,而國家對藥品的批號控制相當(dāng)嚴(yán)格,要求藥品經(jīng)營企業(yè)能準(zhǔn)確掌握每一批號藥品的進(jìn)銷存.

一家年銷售額在4億元左右的藥品流通企業(yè)經(jīng)營的藥品大概有5千種左右,而算上同一種藥品不同批號的情況則能達(dá)到七至九千種品規(guī),每一種批號的藥品必須按照不同的藥品進(jìn)行存儲管理,這是藥品倉儲管理難度所在.

由于醫(yī)藥行業(yè)的經(jīng)營特性,對同一家藥品流通企業(yè)而言,同一種藥品每批次的進(jìn)價也可能不一樣.如果企業(yè)要對藥品的價格實(shí)行批次管理,那么就必須要強(qiáng)大的倉儲管理軟件才能支持.就筆者的了解,南京西構(gòu)科技有限公司開發(fā)的“11供應(yīng)鏈管理系統(tǒng)”有特色版本實(shí)現(xiàn)了該需求,運(yùn)轉(zhuǎn)也比較符合企業(yè)的實(shí)際.

2.3藥品的質(zhì)量管理要求作業(yè)規(guī)范

醫(yī)藥流通行業(yè)倉儲管理的重中之重就質(zhì)量管理.在庫藥品的質(zhì)量管理,主要集中在藥品倉儲作業(yè)的規(guī)范性操作,藥品的養(yǎng)護(hù)工作,庫內(nèi)空調(diào)、溫濕度儀器的使用并記錄等.

由于對醫(yī)藥倉儲管理有明確詳細(xì)的管理規(guī)定,藥品從進(jìn)入庫房到離開庫房的規(guī)范性操作是質(zhì)量管理的日常體現(xiàn).按照規(guī)定,藥品從卸下送貨車進(jìn)入庫房等待驗(yàn)收一直到揀貨復(fù)核離開庫房,都不允許接觸地面,這就要求企業(yè)需要配備足夠的托盤、貨架等設(shè)施,需要作業(yè)人員不能單純考慮作業(yè)便利性而犧牲作業(yè)質(zhì)量.這就要求醫(yī)藥倉儲管理比其他行業(yè)的倉儲管理需要花費(fèi)更多的時間、精力來抓作業(yè)的規(guī)范性.

2.4醫(yī)藥物流人才短缺是醫(yī)藥倉儲管理的痛楚

藥品的倉儲管理,涉及到質(zhì)量、物流、信息化、人事、財(cái)務(wù)等諸多方面,對人才的要求相當(dāng)高.

作為醫(yī)藥倉庫,其管理人員必須掌握藥品的質(zhì)量、養(yǎng)護(hù)知識,要能對在庫藥品的質(zhì)量狀態(tài)進(jìn)行監(jiān)控,能與驗(yàn)收養(yǎng)護(hù)人員進(jìn)行完全的配合并開展工作.一般上規(guī)模的醫(yī)藥倉庫普遍實(shí)現(xiàn)了信息化管理,這就要求操作人員會使用信息系統(tǒng),管理人員精通,能夠通過系統(tǒng)準(zhǔn)確反映庫房管理的實(shí)際,保證財(cái)務(wù)帳與商品帳的平衡.我國醫(yī)藥倉庫總體上還處于人力作業(yè)為主的水平,協(xié)調(diào)一線人員的人事關(guān)系是現(xiàn)場管理人員的日常工作.如筆者兼任物流總監(jiān)的某家醫(yī)藥物流中心,有員工一百三十多人,日出銷售訂單量在800至1000張之間,如果管理人員沒有充分的人員管理經(jīng)驗(yàn),可能就無法開展好藥品倉庫的日常工作.

問題是,現(xiàn)在我國既懂醫(yī)藥又懂物流的管理人員太少.根據(jù)2005年國內(nèi)幾大知名網(wǎng)站發(fā)布的職場數(shù)據(jù)顯示:醫(yī)藥物流人才已經(jīng)是職場當(dāng)中三大最緊俏的人才之一.根據(jù)我國醫(yī)藥流通企業(yè)發(fā)展概況的最新調(diào)查表明,我國合格的醫(yī)藥物流人才還缺40000余人.而有資料顯示,2006年我國醫(yī)藥工業(yè)將繼續(xù)保持較快的增長速度,預(yù)計(jì)2006年醫(yī)藥工業(yè)總產(chǎn)值同比增幅保持在20%左右水平,人才培養(yǎng)與市場需求之間的不匹配意味著醫(yī)藥物流人才緊缺的矛盾仍將在相當(dāng)長的一段時間內(nèi)難以緩解.

三、如何做好醫(yī)藥流通行業(yè)的倉儲管理

3.1實(shí)行“整零分開”,明確整散件庫區(qū)人員的工作責(zé)任

對于上了一定規(guī)模的每日中小客戶銷售訂單量占當(dāng)日銷售訂單總量40%以上的醫(yī)藥流通企業(yè),就應(yīng)該在倉庫實(shí)行藥品存儲的“整零分開”.

藥品的整零分開,是指凡是整件箱(未拆過箱)藥品存儲在整件庫,凡是零頭藥品(已經(jīng)拆箱)都放在專屬的散件庫區(qū).整散件藥品庫區(qū)都有專職的保管員、發(fā)貨員、復(fù)核員,互不串崗,只從事各自庫區(qū)內(nèi)的藥品的保管、揀貨發(fā)放、出庫復(fù)核工作.

實(shí)行整零分開,必須對藥品進(jìn)行合理的劑型劃分,既要滿足管理要求,更要適當(dāng)平衡散庫區(qū)發(fā)貨員的工作量.一般而言,每個散貨發(fā)火員管理藥品不要超過400個品規(guī).實(shí)行整零分開后,最大的好處是可以明確藥品的責(zé)任人,能有效減少藥品發(fā)貨的差錯率,能實(shí)現(xiàn)快速盤點(diǎn),并且在整件庫配合使用重型整貨架可以有效提高庫房的空間利用率,對藥品的倉儲管理有極大好處.

3.2選擇適合的信息化系統(tǒng),最大限度的支持業(yè)務(wù)流程

醫(yī)藥流通企業(yè)的信息化系統(tǒng),必須支持藥品的管理,支持對大量數(shù)據(jù)的查詢與統(tǒng)計(jì)工作.由于藥品的存儲是按照一定劑型的標(biāo)準(zhǔn)劃分的,如果倉庫實(shí)現(xiàn)了整零分開,系統(tǒng)需要打印從整件庫到散件庫的移庫單(也就是補(bǔ)貨單)和出庫單.一般而言,對于這類倉庫,建議配置高速打印機(jī),集中打印單據(jù),由專人將單據(jù)分配到各整散件庫區(qū)并進(jìn)行揀貨作業(yè).整零分開后的倉庫,信息系統(tǒng)尤其要支持對散件庫區(qū)的藥品的補(bǔ)貨作業(yè),規(guī)則計(jì)算不當(dāng)極有可能造成員工每日的工作量劇增.

如果信息系統(tǒng)功能再強(qiáng)大一些,可以針對藥品的價格提供“批次管理”的功能,針對每一批次的藥品,針對其不同價格要求銷售開票員在不同的開票價格范圍內(nèi)進(jìn)行銷售.根據(jù)企業(yè)的銷售習(xí)慣,應(yīng)給保管員提供類似“庫存批次鎖定”的功能,對有多個批號的藥品保管員可以選擇其中的幾個批號進(jìn)行庫存鎖定操作.對已鎖定批號的藥品,開票員可以看見但卻無法銷售,這樣充分可以保證倉庫內(nèi)無積壓的零頭藥品,避免庫存損失.

信息系統(tǒng)的選擇,一定要以企業(yè)的銷售結(jié)構(gòu)、作業(yè)的實(shí)際情況為準(zhǔn),不能一味地追求所謂的最先進(jìn)、最完善.

3.3加強(qiáng)制度建設(shè),堅(jiān)持管理?xiàng)l款

客觀地講,我國倉儲行業(yè)普遍以體力勞動為主,甚至蘇北、西部省份等地區(qū)的醫(yī)藥倉庫,臨時工占了庫房工作人員的很大比例,工作人員整體上素質(zhì)比較低,這就要求我們的醫(yī)藥倉儲者更要加強(qiáng)制度建設(shè),以制度來規(guī)范倉庫的日常管理.

一般而言,凡是通過國家認(rèn)證的醫(yī)藥企業(yè),都是有條件完全按照要求來作業(yè)的,只是不少企業(yè)站在成本與作業(yè)便利性的角度考慮在管理上進(jìn)行了“偷工減料”.對此,醫(yī)藥行業(yè)的倉儲管理人員應(yīng)將重點(diǎn)放在藥品的劑型劃分與貨位維護(hù)上,用制度來落實(shí)日常的移庫管理、報損溢管理、出入庫管理、藥品養(yǎng)護(hù)管理、發(fā)貨復(fù)核管理等工作.

就目前我國醫(yī)藥倉儲行業(yè)從業(yè)人員整體素質(zhì)偏低這個現(xiàn)狀而言,在日常管理中盡可能避免“人治”是現(xiàn)在許多企業(yè)的當(dāng)務(wù)之急.

3.4加強(qiáng)員工的現(xiàn)場培訓(xùn),提高作業(yè)技能

針對我國醫(yī)藥倉庫大多還是以人力作業(yè)為主的現(xiàn)狀,加強(qiáng)員工的現(xiàn)場培訓(xùn)是很有必要的.對卸貨工、發(fā)貨員、保管員、復(fù)核員,應(yīng)該由精通管理標(biāo)準(zhǔn)的質(zhì)量主管定期對其進(jìn)行現(xiàn)場作業(yè)的抽查與培訓(xùn).

對一線作業(yè)人員的培訓(xùn),時間不需要長,每日上班前花二十分鐘對人員進(jìn)行分庫區(qū)、分崗位培訓(xùn),將培訓(xùn)與制度的執(zhí)行、績效的考核結(jié)合起來是很有效的.筆者曾兼任某上市醫(yī)藥集團(tuán)一個物流中心的物流總監(jiān),倉庫有員工近百人,日銷售量在180萬-240萬之間(散件為主),對員工的現(xiàn)場培訓(xùn)是物流中心管理人員的日常工作之一.筆者經(jīng)驗(yàn)顯示,經(jīng)過質(zhì)量主管對整散件發(fā)貨員每日進(jìn)行現(xiàn)場跟蹤培訓(xùn)與抽查后,員工作業(yè)的責(zé)任心大大提高,發(fā)貨差錯也明顯降低.

于任務(wù)驅(qū)動的方式優(yōu)點(diǎn)在于可以有效平衡庫內(nèi)人員的作業(yè)工作量.一項(xiàng)工作可以由單人負(fù)責(zé),或者由多人同時完成.能夠有效提高倉庫作業(yè)效率;同時也便于記錄庫內(nèi)工作人員每個作業(yè)動作.用于計(jì)件工資計(jì)算和業(yè)績評估.另一個優(yōu)點(diǎn)是能夠更好轉(zhuǎn)換為,或者/設(shè)備能夠理解的行為,進(jìn)行全自動作業(yè).基于任務(wù)管理后,作業(yè)人員接收到的指令得到了有效簡單化,降低了人員能力要求的同時也大大降低了錯誤率.

對于倉庫內(nèi)部作業(yè)資源進(jìn)行管理,全面實(shí)現(xiàn)作業(yè)計(jì)件,按作業(yè)量進(jìn)行考核.包括:手工作業(yè)人員,叉車作業(yè)人員等.所有的作業(yè)資源按照屬于某個具體庫區(qū).即該資源只能負(fù)責(zé)一個庫區(qū)的作業(yè)動作.當(dāng)完成作業(yè)資源設(shè)定后,就可以在作業(yè)流程中對于作業(yè)資源的使用情況進(jìn)行跟蹤記錄,并在此基礎(chǔ)上進(jìn)行分析和考核.